Exención de responsabilidad y limitación de la misma


a) Al utilizar el sitio web www.vitalisapp.com, usted acepta en forma expresa que el uso del sitio web se hace bajo su propia responsabilidad, riesgo y se proporciona "tal cual está" y "como está disponible". Ni Vitalis S.A.C.I.C.I, ni su empresa matriz, filiales, subsidiarias o designadas, así como tampoco sus respectivos funcionarios, directores, empleados, agentes, proveedores de contenidos de terceros, diseñadores, contratistas, distribuidores, vendedores, patrocinadores, concedentes y demás (conjuntamente, "relacionados") garantizan que el uso del sitio web www.vitalisapp.com, no sufrirá interrupciones ni contendrá errores y en caso de que existan se presumirá la buena fe.
b) Bajo ninguna circunstancia Vitalis S.A.C.I.C.I ni sus relacionados serán responsables de ningún daño directo, indirecto, imprevisto, especial ni emergente que se genere, ya sea por el uso o falta de capacidad para usar el sitio web www.vitalisapp.com, incluidos los daños que surjan a raíz de su confianza en la información obtenida en el sitio web de www.vitalisapp.com, que pueda ocasionar errores, omisiones, interrupciones, eliminación o corrupción de archivos, virus, demoras en la operación o transmisión, o cualquier otro tipo de error en el funcionamiento de la aplicación.

Aceptación de términos al ingresar, navegar y/o usar este sitio web y app móvil

El usuario admite haber leído y entendido estos Términos de Uso y está de acuerdo con acogerse a los mismos y cumplir con las leyes y los reglamentos aplicables que hagan parte de la legislación colombiana. Además, cuando el usuario utilice cualquier servicio suministrado en este sitio/app móvil, por ejemplo, formulario de contacto, información de concursos y promociones, estará sujeto a las reglas, guías, políticas, términos y condiciones aplicables a dicho servicio. En caso de que el usuario no esté de acuerdo con estos términos, debe abstenerse de usar este sitio/app móvil.
b) Vitalis S.A.C.I. no se responsabiliza del material y contenidos que aparezcan en otros sitios web donde se promuevan los productos y servicios comercializados por Vitalis S.A.C.I. Aquellos que decidan ingresar a www.vitalisapp.com, desde otros países lo harán bajo su propia iniciativa y es su responsabilidad el sujetarse a las leyes locales que sean aplicables. Cualquier reclamo en relación con el uso de este sitio y el material en él contenido está regulado por las leyes de Colombia. c)Estos términos y condiciones están sujetos a cambios sin previo aviso en cualquier momento, bajo la sola voluntad de Vitalis S.A.C.I., y a partir de la fecha de modificación de estos términos y condiciones, todas las operaciones que se celebren entre Vitalis S.A.C.I. y el usuario se regirán por el documento modificado. Vitalis S.A.C.I. se reserva el derecho de realizar cambios en el sitio web o app móvil, en las condiciones de uso y en las notificaciones legales en cualquier momento. Cada vez que utiliza el sitio web o app móvil, debe consultar las condiciones de uso, notificaciones legales y política de privacidad vigentes que se aplican al uso del sitio. Si no está satisfecho con el sitio web www.vitalisapp.com, su contenido, las condiciones de uso o las notificaciones legales, usted acepta que la única solución disponible es dejar de utilizar el sitio web www.vitalisapp.com, o no aceptar.
e) Se prohíbe usar el sitio indebidamente, falsear la identidad de un usuario, utilizar agentes de compra y llevar a cabo actividades fraudulentas en el sitio. www.vitalisapp.com, es un sitio web y app móvil, dedicado exclusivamente a la recopilación de información del servicio de inyectología prestado por las farmacias, además de ser un canal de comunicación para informar las actividades que Vitalis S.A.C.I brinda a los Droguistas del territorio Colombiano.

Derechos de Propiedad Intelectual

a) Todo el material informático, gráfico, publicitario, fotográfico, de multimedia, audiovisual y/o de diseño, así como todos los contenidos, textos y bases de datos puestos a su disposición en este sitio son de propiedad exclusiva de Vitalis S.A.C.I. o en algunos casos, de terceros que han autorizado a Vitalis S.A.C.I. su uso y/o explotación (en adelante "los contenidos"). Igualmente, el uso en www.vitalisapp.com, de algunos contenidos de propiedad de terceros se encuentra expresamente autorizado por la ley. Todos los contenidos en www.vitalisapp.com, están protegidos por las normas sobre derechos de autor, marcas y por todas las normas nacionales e internacionales que le sean aplicables. Exceptuando lo expresamente estipulado en estos términos y condiciones, queda prohibido todo acto de copia, reproducción, modificación, creación de trabajos derivados, venta o distribución, exhibición de los contenidos, de ninguna manera o por ningún medio, incluyendo, mas no limitado a, medios electrónicos, mecánicos, de fotocopiado, de grabación o de cualquier otra índole, sin el permiso previo por escrito de www.vitalisapp.com, como del titular de los derechos de autor. En ningún caso estos términos y condiciones confieren derechos, licencias y/o autorizaciones para realizar los actos anteriormente descritos. Cualquier uso no autorizado de los contenidos constituirá una violación a los presentes términos y condiciones y a las normas vigentes sobre marcas, derechos de autor y/u otras normas de propiedad intelectual tanto nacionales e internacionales aplicables. Vitalis S.A.C.I. otorga al usuario una licencia y derecho personal, intransferible y no exclusivo para desplegar www.vitalisapp.com, en la pantalla de un computador ordenador o dispositivo PDA bajo su control.
b) Todas las marcas, enseñas, logos, nombres y cualesquiera otros signos distintivos, así como los modelos de utilidad y/o diseños industriales y demás elementos de propiedad industrial o intelectual insertados, usados y/o desplegados en este sitio son propiedad exclusiva de Vitalis S.A.C.I. y en algunos casos son de propiedad de terceros que han autorizado expresamente a Vitalis S.A.C.I. para su uso y/o explotación. Nada en www.vitalisapp.com, podrá ser interpretado como concesión u otorgamiento a cualquier título de autorizaciones, licencias o cualquier otro derecho para usar o disponer de cualquier forma de la Propiedad Industrial, sin el permiso por escrito de Vitalis S.A.C.I. como del titular de los derechos de la misma. Cualquier uso no autorizado constituirá una violación a los presentes términos y condiciones y a las normas vigentes nacionales e internacionales sobre Propiedad Industrial y dará lugar a las acciones civiles y penales correspondientes.
c) Vitalis S.A.C.I. prohíbe el uso de los nombres y/o logotipos, marcas, imágenes del portafolio y cualesquiera otros signos distintivos de su propiedad como enlaces hipertextuales o de cualquier otra forma ("links") dirigidos a sitios en Internet cuyo URL sea diferente de www.vitalislaboratorio.com o www.vitalisapp.com, a menos que el establecimiento de un enlace de tal naturaleza sea aprobado por Vitalis S.A.C.I. por escrito en cuyo caso deberá atenerse a los criterios y manuales de diseño y publicidad establecidos por Vitalis S.A.C.I. Así mismo, se reserva el derecho de solicitar el retiro de enlaces que hayan sido establecidos en sitios web sin su expresa y previa autorización. El establecimiento en páginas no controladas por Vitalis S.A.C.I. de enlaces a subdirectorios dentro de los URL www.vitalislaboratorio.com, ("Deeplinking") queda prohibido. El despliegue, uso, exhibición, copia o cualquier otra forma de reproducción de los sitios www.vitalislaboratorio.com, o de cualquiera de sus subdirectorios y/o páginas, en sitios no controlados por www.vitalislaboratorio.com, ("Framing") queda expresamente prohibido. La inobservancia de estas prohibiciones será una violación a los derechos de propiedad intelectual sobre los contenidos y a los derechos sobre la propiedad industrial.
d) Enlaces a sitios web de terceros. El sitio web www.vitalisapp.com, contiene enlaces a otros sitios operados por terceros, incluidos de forma no exclusiva, sitios de terceros donde se muestran las marcas comerciales de www.vitalislaboratorio.com, ("sitio[s] de terceros").

Estos enlaces están disponibles para su comodidad y tienen como única finalidad permitir el acceso a estos sitios de terceros. www.vitalisapp.com, no garantiza ni realiza declaración alguna acerca de la esencia, calidad, funcionalidad, precisión, aptitud para un propósito determinado, comerciabilidad, así como tampoco declaración alguna sobre los sitios de terceros o su contenido. Un enlace a un sitio de terceros en el sitio web de www.vitalisapp.com, no constituye patrocinio, aval, aprobación ni responsabilidad alguna con respecto a dicho sitio de terceros. Vitalis S.A.C.I. no garantiza ni realiza declaración alguna acerca de los productos y/o servicios ofrecidos en los sitios de terceros. Las condiciones de uso y la política de privacidad de todo sitio de terceros pueden diferir en gran medida de las condiciones de uso y de las notificaciones legales que se aplican a la utilización del sitio web de www.vitalisapp.com.

Lea atentamente las condiciones de uso de los sitios de terceros para obtener más información acerca de los términos y condiciones aplicables en su caso.


e) Cualquier pregunta relacionada con el uso de los contenidos o con el establecimiento de links hacia los URL http://www.vitalisapp.com, podrá dirigirse a Vitalis S.A.C.I. en Colombia al teléfono 018000 111004 a nivel nacional o en Bogotá al 425 7000 Ext. 2009  o a través del e-mail servicioalcliente@vitalis.com.co . Su uso, en contravención de lo aquí dispuesto, dará lugar a las acciones civiles y penales correspondientes.

Políticas De Privacidad y tratamiento de datos personales

Este sitio se preocupa por la protección de los datos de carácter personal. Esa es la razón por la que, cuando visita www.vitalisapp.com, nosotros mantenemos el control sobre sus datos personales en Internet.

A continuación, describimos los lineamientos que utilizamos para proteger la información que el usuario nos proporciona durante su visita a nuestro sitio web.

Información Personal

En algunas partes de este sitio le pedimos que nos proporcione información que nos permita mejorar la visita al sitio, atender sus requerimientos, o dar seguimiento a las inquietudes tras la visita. LA PARTICIPACIÓN ES TOTALMENTE OPCIONAL. Es posible que le pidamos su nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, domicilio, tipo de empresa, información de su preferencia, y número de identificación, así como también otra información personal necesaria para registrarlo como usuario de la aplicación.

Si alguna vez llegamos a requerir información considerablemente diferente, se lo informaremos. Cuando el usuario proporciona información personal en www.vitalisapp.com, no la daremos o venderemos a ninguna compañía externa para su uso con fines de mercadotecnia u ofertas de servicios.

Mantendremos la confidencialidad de la información personal y sólo se utilizará por parte de Vitalis S.A.C.I. para fomentar la relación con nosotros.

En el caso de boletines o listas de correspondencia, o cualquier actividad publicitaria o promocional, nuestra intención es enviar mensajes de correo electrónico sólo a clientes que han elegido recibir estos mensajes.

En cualquier momento, el usuario tiene el derecho de optar por no recibir comunicación de Vitalis S.A.C.I. y sus marcas en el futuro, procediendo a comunicarnos su intención de cesar la suscripción en la aplicación.

1. Cookies Las cookies son pequeños archivos de datos que los sitios web como www.vitalisapp.com, o los correos electrónicos guardan en su buscador y opcionalmente en el disco duro. Las cookies nos permiten "recordar" la información sobre sus preferencias y sesión, y a usted le permite desplazarse dentro de las áreas de nuestros sitios web sin volver a introducir sus datos.

Esto hace posible crear una experiencia de navegación y uso más personalizada y cómoda. www.vitalisapp.com, ha designado a un tercero para colocar cookies en su computador, para recopilar información que no sea personal e identificable. A pesar de que las cookies contienen un número único de usuario, no recopilan ni guardan ninguna información personal identificable. Sin embargo, usted tiene la opción de guardar su identificación de miembro de la app móvil, en la cookie para que sea más fácil de recordar la próxima vez. Esta opción se encuentra en la sección "Mi cuenta". Aunque usted puede configurar su navegador de Internet para que no acepte cookies, estas son necesarias para poder ver, crear una cuenta, o utilizar la web o la app móvil, de www.vitalisapp.com, Si no tiene las cookies activadas, no podrá utilizar el sitio web.

 

DECLARACIÓN DE NO USO DE DATOS PERSONALES DE PERSONAS QUE SOLICITAN SERVICIO DE INYECTOLOGIA.

Vitalis S.A.C.I. no usará la información personal que se aloja en la plataforma para finalidades relativas al perfilamiento, así como identificación de las personas que adquieren el servicio de inyectología. El único propósito del uso de la información es para fines comerciales, esto es, análisis de inteligencia de mercados, frecuencia de ventas sobre los productos comercializados por Vitalis S.A.C.I. Por lo anterior, no realizamos tratamiento de datos personales de ningún tipo, al momento en el que Droguista ingresa la información del usuario del servicio de inyectología a la aplicación.

En dicho sentido, no usaremos los datos personales de las personas que solicitan el servicio de inyectología, como nombre y apellido, número de identificación, datos de contacto, ni ningún dato personal solicitado por el Droguista y registrado en la aplicación. No obstante, si podemos tener acceso a datos personales del Droguista, al momento que se registra en nuestra aplicación,  así como datos generales acerca de la compra, como medicamento, precio, frecuencia de la compra.

 

Impedimento De Uso

Vitalis S.A.C.I. puede, a su exclusivo criterio, cancelar su cuenta o impedir que utilice el sitio web www.vitalisapp.com, en cualquier momento.
Vitalis S.A.C.I. se reserva el derecho de cambiar, suspender o descontinuar todo y cualquier elemento del sitio web o la app móvil, www.vitalisapp.com, en cualquier momento y sin aviso previo.

Usos De Su Información Personal

a. Usamos la información personal que usted nos suministra para propósitos que incluyen, pero no se limitan a:

También nos reservamos el derecho de informar a las agencias policíacas las actividades que de buena fe creamos son ilegales.
Compartiremos cierta información personal cuando consideremos que tal divulgación sea razonablemente necesaria para proteger los derechos, la propiedad y la seguridad de otros y de nosotros mismos.
Es posible que también transfiramos información personal en caso de una venta corporativa, fusión, adquisición, disolución o evento similar.
Toda información que le identifique personalmente y que presente en un tablero de anuncios, blog, chat, comentario sobre un producto, u otro foro público en este sitio web, puede ser leída, recopilada o utilizada por otros usuarios de estos foros y podría ser usada para enviarle mensajes no solicitados.
Le recomendamos que no dé su nombre, correo electrónico u otra información personal. Observe que, si elige hacerlo, es bajo su propio riesgo y acepta la total responsabilidad de dichos comentarios y las consecuencias que puedan surgir de publicar dicha información.
Estos sitios pueden compartir marca o bien, dar la apariencia y la sensación de estar en nuestro sitio. Sin embargo, la información recopilada en estas páginas puede no estar cubierta por la política de privacidad de Vitalis S.A.C.I. Informaremos de estos sitios y publicaremos la política de privacidad que sea aplicable a la información recopilada en estas páginas.
b. Exoneración De Responsabilidad. Siempre que no se haya notificado oportunamente por parte del usuario la existencia de la violación de su información personal, o cuando el usuario no haya procedido a notificar a las correspondientes entidades financieras o cooperativas de la pérdida, uso indebido, sustracción o hurto de los instrumentos conferidos por éstas para realizar transacciones, o cuando se realice un uso indebido de sus datos de registro, Vitalis S.A.C.I. no asume ninguna responsabilidad por tales acciones.
c. Elecciones Respecto A Su Información Personal. Una vez que usted proporciona su información personal, podemos ponernos en contacto con usted por correo directo, correo electrónico o teléfono. Podremos seguir comunicándonos por medio de estos canales a no ser que usted solicite dejar de recibir estas comunicaciones optando por ser excluido. Antes de enviarle publicidad móvil (por ejemplo, mensajes de texto), le pediremos su consentimiento expreso solicitándole su participación.
d. Revisión De Los Términos: Vitalis S.A.C.I. puede, en cualquier momento, revisar los términos de uso aquí contenidos, por medio de la actualización de este anuncio. Al usar www.vitalisapp.com, el usuario conviene en darse por obligado por cualquiera de tales revisiones, las cuales estarán vigentes a partir del momento en que las mismas sean accesibles a los usuarios, debiendo entonces visitar periódicamente esta página para determinar los términos vigentes en el momento, a los cuales el usuario estará obligado en el evento que decida utilizar este portal.

Habeas Data

Al entregar su información a VITALIS S.A.C.I, usted autoriza de manera libre e informada, el tratamiento de sus datos personales a VITALIS S.A.C.I, para las siguientes finalidades: Envió de información comercial y de interés a través de canales físicos y electrónicos como puede ser SMS, chat y correos electrónicos, notificaciones sobre servicios y productos ofrecidos por VITALIS S.A.C.I.
La información personal que nos suministra se utilizará solo para los fines autorizados por usted, y se encuentra almacenada en nuestros servidores, contando con todas las medidas de seguridad físicas, técnicas y administrativas para evitar su perdida, adulteración, uso fraudulento o no adecuado.
El titular tiene derecho a conocer, actualizar y corregir sus datos personales, así mismo, podrá solicitar la supresión o revocar la autorización otorgada para su tratamiento.
En caso de un reclamo o consulta relativa a sus datos personales, puede realizarla a través del correo electrónico protecciondedatos@grupo-ave.com y/o canales de comunicación establecidos en la política de Tratamiento de Datos Personales de VITALIS S.A.C.I disponible en el siguiente enlace www.vitalislaboratorio.com

 

 

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES VITALIS S.A.C.I

 

CAPÍTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES
1.1 Responsable del Tratamiento
VITALIS S.A.C.I, en adelante VITALIS, actuando como responsable del Tratamiento de la información personal, y, en cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales, 1581 de 2012, y sus decretos reglamentarios, se identifica a través de los siguientes datos:

Razón Social

VITALIS S.A.C. I

NIT

830.068.119-1

Dirección

Carrera 69 N° 98 A – 45 Oficina 602, Bogotá.

Correo electrónico

protecciondedatos@grupo-ave.com

Teléfono

(1) 4257000

Página web

http://vitalislaboratorio.com

 

1.2 Definiciones

A continuación, se relaciona las siguientes definiciones para una comprensión adecuada de la presente política:
· Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales
· Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
· Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
· Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;
· Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
· Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
· Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
· Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
· Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable

1.3 Observancia de los Principios para el tratamiento de datos personales

· Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de Datos: VITALIS garantiza el cumplimiento del Régimen Normativo de Protección de Datos Personales, estableciendo obligaciones para sus empleados, proveedores, clientes y demás personas vinculadas a VITALIS.
· Principio de finalidad: Todas las fuentes de obtención de información personal que administra VITALIS cuentan con la respectiva autorización para el tratamiento de datos personales, donde se le informa las finalidades de recolección de la información.
· Principio de libertad: VITALIS garantiza el derecho que tiene todo ciudadano, a conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información personal, así como revocar la autorización para el tratamiento de sus datos personales, sin establecer barreras en caso de no desee que VITALIS siga realizando tratamiento a sus datos personales, con los límites que impone la ley.
· Principio de veracidad o calidad: VITALIS internamente ha dispuesto mecanismos de actualización de la información personal, con el propósito de que la información corresponda con la realidad y la misma sea veraz, completa, exacta, completa, exacta y actualizada.
· Principio de Transparencia: En cumplimiento de este principio, VITALIS ha dispuesto en todas sus instalaciones, avisos de privacidad y avisos de video vigilancia, y en sus canales de comunicación y en general de contacto, tiene disponible la política de tratamiento de datos personales, la cual establece el alcance del tratamiento de los datos personales.
· Principio de Acceso y Circulación restringida: VITALIS ha dispuesto controles de acceso a la información personal contenida en las bases de datos, con el propósito de garantizar el uso y el acceso no autorizado. También ha dispuesto internamente, mecanismos para que sus colaboradores puedan tener acceso solo a la información que de acuerdo con su cargo deba conocer. También ha establecido acuerdos de confidencialidad, y contratos de transmisión de datos personales con encargados de la información, para brindar todas las garantías que permitan la protección de la información personal.
· Principio de seguridad: VITALIS ha establecido diferentes tipos de medidas tecnológicas, físicas y administrativas para evitar cualquier tipo de tratamiento no autorizado de los datos personales por parte de terceros que no se encuentren facultados para acceder a dicha información, respecto a lo anterior, ha establecido políticas de seguridad de la información entorno a los datos personales, políticas de seguridad informática, entre otros.
· Principio de confidencialidad: VITALIS garantiza este principio, contando con medidas preventivas legales y técnicas con sus colaboradores y proveedores, que garantizan la confidencialidad de la información, para evitar su divulgación u obtención sin autorización del titular del dato
· Otros principios desarrollados por la Corte Constitucional: VITALIS, reconoce y cumple con otros principios para el tratamiento de datos personales reconocidos por la jurisprudencia de la Corte Constitucional, no contempladas en la Ley 1581 de 2012, estos son: principio de necesidad, principio de caducidad, principio de individualidad, principio de la incorporación, principio de integridad en el manejo de los datos, principio de utilidad, entre otros.

1.4 Objetivo y alcance de la Política

La Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como propósito establecer los criterios bajo los cuales se realiza el tratamiento de la información personal que reposa en sus bases de datos y en archivos físicos y electrónicos. La Política de Tratamiento de Datos Personales, establece los lineamientos que VITALIS lleva a cabo para el tratamiento de los datos personales, mecanismos para ejercicio del derecho de hábeas data, así como las finalidades, medidas de seguridad, y otros aspectos relacionados con la protección de la información personal.

1.5 Titulares a quien va dirigida la Política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, está dirigida a:
A. Empleados
B. Clientes
C. Proveedores y Contratistas
D. Encargados de la Información
E. Cualquier titular de la información, ya sea actuando a nombre propio, o como representante legal, que, con ocasión, a las actividades que realice, se encuentre vinculado con VITALIS, se requiera de su información personal para el desarrollo de estas.

1.6 Cumplimiento Normativo del Régimen de Protección de Datos Personales

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, da cumplimiento al Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia, en especial, el artículo 15 y 20 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, y la Sentencia C-748 de 2011 y demás normas que la modifiquen, complementen o adicionen.

CAPÍTULO SEGUNDO
TRATAMIENTOS DE LOS DATOS PERSONALES

2.1 Finalidades del Tratamiento de Información

VITALIS en calidad de responsable de la Información, realiza diferentes tipos de actividades y operaciones del tratamiento de datos personales para las siguientes finalidades:

Finalidades relativas al Recurso Humano

VITALIS tiene diferentes tipos de bases de datos, las cuales tienen las siguientes finalidades:
· Selección y contratación de personal, confirmación de referencias laborales por parte de terceros.
· Desarrollar las actividades propias de la gestión de recursos humanos dentro de la Compañía, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;
· Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, periodos de ingreso y retiro de la empresa, hoja de vida del empleado y en general la administración de personal.
· Control de horario, promoción de bienestar laboral, conocimiento de conceptos médico de ingreso, periódico y de retiro, formación de personal, gestión de trabajo temporal, prestaciones sociales, promoción y selección de personal.
· Gestión de cumplimiento del programa de prevención de riesgos y promoción de la salud en el trabajo.
· Ejecución de auditorías, gestión de investigaciones administrativas, reporte de cumplimiento de obligaciones laborales, administrativas, tributarias.
· Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes, verificación de referencias laborales, personales y la realización de estudios de seguridad;
· Entrega de elementos de trabajo, evaluación de desempeño, procedimientos administrativos, prestaciones sociales, vacaciones, sanciones, felicitaciones, retiros de cesantías, prácticas laborales, respuestas judiciales.
· Gestión de información del empleado, en casos de urgencia médica y sanitaria según protocolos de bioseguridad emitidos por el Gobierno Nacional, el Ministerio de Salud y entidades competentes.
· Gestión de información producto de las actividades derivadas de la relación laboral

Finalidades relativas a la Gestión de Clientes

· Creación de clientes, facturación, relación para la prestación de servicios, contabilización, contacto vía telefónica y por mensajería, envío de información publicitaria, encuestas de opinión y cumplimiento de obligaciones legales.
· Gestión de clientes, ejecución de servicios o productos, así como las modificaciones, cancelaciones, cambios y los reembolsos asociados a la misma, facturación, método de pago, prestación de servicios adicionales que ofrece VITALIS.
· Gestión de estadísticas internas, atención al ciudadano/cliente (Gestión PQR) Fidelización de clientes, Envío de comunicaciones.
· Prestación de servicios, contratación de productos, gestión de contratación, gestión contable, gestión financiera, tramite de facturas, facturación electrónica, creación y actualización de datos, contabilización de facturas.
· Gestión operativa y administrativa para brindar los servicios contratados.
· Respaldo a los procesos de oferta de servicio al cliente, atención de requerimientos que van dirigidos a las área
· Supervisión y monitoreo del servicio prestado, así como generación de comunicaciones para la verificación de la prestación del servicio.

Finalidades relativas a Proveedores y Contratistas

· Registrar a los contratistas y proveedores en los sistemas de la Compañía y procesar sus pagos;
· Gestión de la información financiera, comercial, crediticia, así como manejo de tesorería, aspectos administrativos, manejo de proveedores y contratistas, y en general, información para el manejo comercial de VITALIS.
· Coordinación de proveedores y contratistas para mantenimiento de infraestructura y servicios generales.
· Gestión de contratación y pago de proveedores y contratistas.
· Supervisión y monitoreo del servicio contratado, así como la generación de comunicaciones para la verificación de la prestación del servicio.
· Cumplimiento de normas de Promoción de la salud y prevención de riesgos Seguridad y Salud en el Trabajo.

Finalidades relativas a Visitadores Médicos

· Envió de información comercial y de interés a través de canales físicos y electrónicos como puede ser SMS, chat y correos electrónicos.
· Notificaciones sobre servicios y productos ofrecidos por VITALIS

Finalidades relativas a la Seguridad física

· Verificar el acceso a las instalaciones al VITALIS y establecer medidas de seguridad, incluyendo zonas de videovigilancia.
· VITALIS recolecta datos personales a través de cámaras de seguridad, para proteger y controlar el ingreso y salida de su personal y salvaguardar los activos de sus instalaciones.
· Controlar el acceso a las sedes y oficinas de la Compañía y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas videovigilancia

2.2 Recolección

VITALIS recolecta información personal a través de diferentes actividades relacionadas con su objeto social, y las obligaciones que tiene como empleador.

La información se solicita de manera directa al titular. Los instrumentos que utiliza VITALIS para recolección de la información, cuentan con todos los requisitos establecidos en la normatividad en materia de protección de datos personales, y obedecen a los principios de libertad y finalidad, por lo que, en cada uno de ellos, se encuentra incorporada la autorización para el tratamiento de los datos personales. Estos instrumentos son:

· Formularios web
· Formularios físicos
· Correos electrónicos
· Sistemas de información para la creación y gestión de clientes y proveedores.
· Sistemas de control de ingresos y salidas
· Página web
· Vía telefónica
· Cámaras de videovigilancia

De acuerdo con la clasificación del Registro Nacional de Bases de Datos Personales, las categorías de datos que tiene VITALIS, en sus bases de datos, son las siguientes:

· Datos generales de identificación.
· Datos específicos de identificación.
· Datos específicos a la nacionalidad y país de residencia
· Datos relativos a la Compañía en la que labora y cargo
· Datos biométricos.
· Datos de ubicación relacionados con la actividad comercial.
· Datos de ubicación relacionados con la actividad privada
· Datos relacionados con la salud de la persona.
· Datos financieros y crediticios.
· Datos de información tributaria.
· Datos relacionados con la actividad económica de la persona.
· Datos relacionados con la historia laboral de la persona
· Datos relacionados con el nivel educativo, y/o historial académico de la persona.
· Datos generales relacionados con afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social: EPS; IPS; ARL, fechas ingreso/retiro EPS, AFP, etc.
· Datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios de las personas
· Datos personales de acceso a sistemas de información: usuarios, IP, claves, perfiles, etc.

2.3 Almacenamiento

El almacenamiento de la información personal contenida en las bases de datos se encuentra en los servidores propios dentro y fuera del país, y en servidores externos de terceros, y cuenta con todas las medidas de seguridad física, técnicas y administrativas, y cuenta con controles de acceso a la información, garantizando el principio de acceso y circulación restringida.
Por lo anterior, cuando usted nos suministra sus datos personales, nos autoriza la transmisión internacional de sus datos personales a países que se encuentran en la lista de países seguros de la Superintendencia de Industria y Comercio.

2.4 Circulación

Por regla general, VITALIS no comparte los datos personales que recolecta con terceros e internamente ha dispuesto controles de acceso para el ingreso de sus empleados a los sistemas de información de la empresa, exclusivamente la información que de acuerdo con el rol y/o cargo debe conocer el empleado.

VITALIS tiene contractualmente establecido contratos de transmisión de datos personales y acuerdos de confidencialidad, con aquellos proveedores que, en virtud del servicio prestado, deban conocer información personal contenida en algunas de nuestras bases de datos.

2.5 Supresión

La información personal que se solicite con ocasión al cumplimiento de aspectos: legales, contractuales, tributarios, con fines de auditoria, entre otros relacionados, permanecerá almacenada de acuerdo con los tiempos máximos establecidos en la legislación colombiana para su retención.
La supresión de la información personal recolectada en bases de datos, cuyas finales no son obligatorias por ley, se realizará una vez se ha cumplido la finalidad, conforme a las autorizaciones, contratos y/o acuerdos que el titular de la información previamente haya pactado con VITALIS, no obstante, pueda que alguna información se conserve por fines de auditoria.
2.6 Autorización para el tratamiento de datos personales

VITALIS solicita de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma, podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley.

2.7 Medidas de Protección

VITALIS tiene adoptado medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, internamente VITALIS ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información. Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes:

a. Políticas de Tratamiento de Datos Personales
b. Políticas de gestión de usuarios para el acceso a la información personal
c. Procedimientos de asignación de responsabilidades y autorizaciones en el tratamiento de la información personal
d. Acuerdos de confidencialidad para todo el personal y externos que tienen acceso a la información personal
e. Manual interno de procedimiento para el tratamiento de información personal

2.8 Obligaciones de los Encargados de la Información

Las empresas y/o personas externas a VITALIS, que en virtud de una relación comercial realice el tratamiento de datos personales por cuenta de VITALIS, deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

1. Garantizar al titular el acceso, consulta, actualización, rectificación de sus datos personales.
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización para el tratamiento de datos personales informando la finalidad de la recolección, ya sea en los puntos de servicio técnico y/o medios electrónicos y/o digitales.
3. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad que impida la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
4. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos que garanticen el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, relativa a la protección de datos personales.
5. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
6. Cumplir con las obligaciones establecidas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, y sus respectivos decretos reglamentarios, relativos a la protección de datos personales.

2.9 Casos en que VITALIS opere como Encargado de la Información

En los casos de que VITALIS opere como encargado de la información, los Responsables de la información deberá solicitar y conservar la autorización del titular de la información, para el tratamiento de los datos personales por parte de VITALIS, por lo que VITALIS presume que el Responsable de la información, cuenta con las autorizaciones previas y expresas de los titulares con quien tiene contacto, para hacer uso de sus datos personales y suministrará copia de tales autorizaciones en caso de que VITALIS lo requiera, para los fines consagrados en la política de tratamiento de datos personales.

CAPÍTULO TERCERO
DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

3.1 Derechos que le asiste como titular del dato.

El Derecho Fundamental al Habeas Data, faculta al titular del dato solicitar el acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales que se encuentran en posesión de un tercero, a su vez, puede revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento. Si un titular de datos personales considera que VITALIS tiene acceso a sus datos personales, esta persona puede en todo momento solicitar la consulta de sus datos, o si considera que VITALIS está haciendo mal uso de sus datos, puede realizar la respectiva reclamación.
El titular está facultado para solicitar:

A. Actualización de sus datos personales en caso de encontrarse fraccionados, incompletos, entre otros.
B. Rectificación y/o corrección de sus datos personales en caso de que se encuentren errados, parciales o induzcan a error.
C. Supresión de sus datos personales de las bases de datos. Se seguirá conservando la información para los fines determinados por la ley.
D. Revocación de la autorización del tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no genere incumplimiento por parte de VITALIS con otras obligaciones legales, relativas a la permanencia del dato.

3.2 Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos

3.2.1 Consulta

A través del mecanismo de la consulta, el titular del dato podrá solicitar a VITALIS, acceso a su información personal que reposa en las bases de datos.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. En caso de no ser posible dar respuesta a la consulta dentro del término referenciado, se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta, máximo cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término.

3.2.2 Reclamo

A través del mecanismo de reclamo, el titular del dato podrá reclamar a VITALIS, alguna inconformidad que tenga sobre el uso que se le está dando a sus datos.
El reclamo será atendido en un término máximo de (15) quince días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de dicho término se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta máxima (8) ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En caso de que el reclamo se encuentre incompleto, se le requerirá, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que VITALIS no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular.

3.3 Personas facultadas para realizar una consulta o reclamo

Las personas facultadas para solicitar una consulta o reclamo relativo al habeas data, son todos los titulares de información personal, que consideren que VITALIS realice el tratamiento a sus datos personales.

3.3.1 Información que debe acreditar el titular del dato

a. Solicitud realizada por los canales de comunicación habilitados para el ejercicio del derecho de habeas data.
b. Adjuntar, fotocopia del documento de identificación
c. Adjuntar los soportes que desea hacer valer
Podrá acreditar presentación personal mostrando el documento de identificación

3.3.2 Información que debe acreditar Terceros

a. Solicitud realizada por los canales de comunicación habilitados para el ejercicio del derecho de habeas data.
b. Documento de representación, en caso de que actúe como apoderado
c. Carta de autorización del titular, con reconocimiento de firma, en caso de que sea un tercero actuando en representación del titular.
d. Fotocopia del documento de identificación del titular y la persona autorizada.
e. Adjuntar los soportes que desea hacer valer.
En todo caso, en cualquier momento, VITALIS podrá llegar a solicitar información adicional para dar trámite a la respectiva consulta o reclamo.

3.4 Canales habilitados para el ejercicio de los Derechos de Habeas Data

VITALIS tiene habilitado los siguientes canales para que los titulares ejerzan su derecho al Habeas Data:

A. CANALES ELECTRÓNICOS
a. Correo electrónico: protecciondedatos@grupo-ave.com
b. Página web: http://vitalis.com.co/

B. CANALES FÍSICOS:
a. Dirección: Carrera 69 N° 98 A – 45 oficina 602
Estos son los únicos canales que VITALIS tiene habilitados para las consultas y reclamos por protección de datos personales, por lo tanto, el titular deberá tenerlos presente.
Si alguna área o encargado de la información le llega una consulta o reclamo relativo a protección de datos personales, deberá informarle al titular los canales existentes y en ningún caso, podrá dejar sin respuesta al titular de la información.
El titular debe acreditar y aportar la información que se referencia en el punto 3.3.1 de la presente política.

3.5 Responsable del cumplimiento de la Política de Protección de Datos Personales

El Área Jurídica de VITALIS, es la responsable del efectivo cumplimiento de la Política, así como de las consultas y reclamos relacionados con la protección de datos personales de los titulares.
En todo caso, se podrá requerir a otra área de VITALIS para efectos de verificar el cumplimiento de la normatividad relativa a protección de datos personales.
En caso de cualquier duda respecto a esta política, puede escribir a: protecciondedatos@grupo-ave.com

CAPÍTULO CUARTO
DISPOSICIONES FINALES

4.1 Medidas permanentes

En el tratamiento de datos personales, VITALIS de manera permanente, verificará en sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas, que se garantice el derecho de hábeas data a los titulares de la información y que se obtenga con los requisitos de ley, la autorización del titular para el tratamiento de los datos personales.

4.2 Vinculatoriedad de la Política
Cualquier titular de la información que tenga alguna relación con VITALIS, deberá acatar la presente política.

Los titulares de la información, diferente a los usuarios finales, deberán cumplir con el manual interno de procedimiento y políticas relativas a la protección de datos personales, dependiendo de cada caso en concreto.

4.3 Cumplimiento de los principios para el Tratamiento de Datos Personales

VITALIS garantiza los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad sobre los datos que reposan en las bases de datos que se encuentran en posesión de VITALIS

4.4 Manual interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales

La presente política de tratamiento de datos personales se articula con el Manual interno de Políticas y Procedimientos para el tratamiento de datos personales, el cual, establece los criterios, requisitos y procedimientos para que se haga efectiva la presente política.

4.5 Fecha de Aprobación de la Política y Entrada en vigor

Se actualiza la política de tratamiento de datos personales a los veintinueve (29) días del mes de marzo del año 2021.


CONTROL DE CAMBIOS

Fecha

Descripción del Cambio

Versión

01/09/2018

Versión Inicial- Aprobada

01

29/06/2020

Se actualiza toda la política de tratamiento de datos personales en cuanto a finalidades, formas de tratamiento, responsable, procedimiento de consultas y reclamos, titulares de la información.

 

02

26/03/2021

Se actualiza las finalidades del tratamiento de la información, así como el procedimiento de consultas y reclamos

03

 

 

Carmen Cecilia Amortegui Prieto
Representante Legal
VITALIS S.A.C.I.
NIT. 830.068.119-1